Jouw rol bij Aafje
Jij bent de rechterhand van de Bestuurssecretaris en zorgt ervoor dat vergaderingen en beleids- en besluitvormingsprocessen en voorbereidingen soepel verlopen. In deze functie ben je verantwoordelijk voor een heldere en nauwkeurige verslaglegging, agendabeheer en coördinatie van beleidszaken. Je draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het Directieteam, de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, waarbij je zowel operationeel als tactisch bijdraagt aan hun besluitvormingsprocessen. Je adviseert met betrekking tot de afhandeling en prioriteitstelling van beleidsstukken, je bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat belangrijke beleidsstukken en vergaderingen tijdig en correct worden voorbereid.
Wat ga je doen?
In deze veelzijdige rol werk je zowel ondersteunend als adviserend. Hieronder vind je enkele van de werkzaamheden die je in deze functie zult uitvoeren:
Ondersteuning van de Bestuurssecretaris en de processen Directieteam, Raad van Bestuur en Raad van Toezicht:
- Je ondersteunt de processen van het Directieteam, de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht en draagt zorg voor een efficiënte organisatie van hun vergaderingen en beleidsvoorbereidingen.
- Je plant, organiseert en faciliteert vergaderingen en bijeenkomsten, beheert vergaderschema's en agenda's, en bent in staat om flexibel in te spelen op veranderende planningen.
- Je zorgt voor een zorgvuldige verslaglegging van vergaderingen en besluitvorming.
- Je bewaakt deadlines, prioritering van zaken, controleert stukken en zorgt ervoor dat actiepunten nauwkeurig worden opgevolgd.
- Je monitort lopende zaken, handelt genomen besluiten af, informeert betrokkenen en werkt documenten uit
Beleidsvoorbereiding:
- Je speelt een actieve rol in beleidsvoorbereiding, bereidt zelfstandig stukken voor, zoals delen van een bestuursverslag of opleggers voor vergaderstukken, en schrijft conceptteksten en schrijft concept teksten.
- Je ondersteunt het directieteam bij de ontwikkeling en implementatie van beleidsstukken en zorgt ervoor dat deze tijdig en volledig worden aangeleverd.
- Je hebt een scherp oog voor detail en zorgt ervoor dat de stukken voldoen aan de gestelde eisen en doelen.
Samenwerking en procesgerichte verbeteringen:
- Je bevordert de efficiëntie van de processen binnen het Directieteam, de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht door proactief verbeteringen voor te stellen waar nodig en door te voeren.
- Je draagt bij aan het verbeteren van de interne communicatie en besluitvorming en doet adviezen hierin.
- Je streeft een optimale samenwerking met het bestuurssecretariaat na.
Dit vragen we van jou:
- Kennis op HBO niveau (bijvoorbeeld juridisch of beleidsondersteunend, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot ambtelijk secretaris), 3 tot 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een bestuurlijke of toezichthoudende omgeving;
- Affiniteit met bestuurlijke- / besluitvormingsprocessen en ervaring met beleidsvoorbereiding en verslaglegging;
- Organisatiesensitiviteit en een sterk vermogen om nauwkeurig en procesmatig te werken;
- Een proactieve houding, uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden en de vaardigheid om flexibel om te gaan met veranderende planningen;
- Je bent omgevingsbewust en kunt snel schakelen
- Kennis van wet- en regelgeving rondom governance en besluitvorming is een pré.
Bij Aafje:
- krijg je de ruimte om het werk op jouw manier in te vullen en te ondersteunen in een dynamische bestuurlijke omgeving;
- ga je aan de slag in een functie waarin je nauw samenwerkt met de bestuurssecretaris en heb je contact met de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht;
- een salarisverhoging van 2,5% in oktober;
- krijg je volop mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien binnen de organisatie;
- zorgen we goed voor jou, met een focus op een goede werk-privé-balans en voldoende ondersteuning door middel van trainingen en cursussen.
Is dit de uitdaging waar jij in de ochtend energie van krijgt? Dan zien wij jouw sollicitatie graag binnenkomen!
Bij Aafje streven we naar excellentie in ons bestuur en toezicht, waarbij een naadloze ondersteuning van de processen essentieel is. Als Ambtelijk Secretaris vervul jij, samen met de bestuurssecretaris, een sleutelrol binnen de processen van het Directieteam, de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht.
